AirFact : application en ligne pour la saisie, la validation et la gestion des factures fournisseurs

AirFact est une application web permettant la gestion financière des engagements en ligne. Avec AirFact, les fournisseurs saisissent leurs situations directement dans le logiciel depuis leur compte en ligne. Les factures électroniques ainsi enregistrées sont alors soumises à un processus de validation entièrement dématérialisé et entièrement paramétrable (Fournisseur, OPC, Maitre d'Oeuvre, Maitre d'Ouvrage...). Après validation finale, les situations des fournisseurs peuvent être importées dans la Gestion Opérationnelle (GO7) et la facture définitive (au format pdf) sera automatiquement rattachée à l'engagement.

A noter : 

• (En R&D) Dans le cadre de la dématérialisation des factures pour les titulaires des marchés publics,  les factures des fournisseurs pourront être déposées sur le portail de dématérialisation de l'Etat Chorus Pro directement depuis AirFact (voir point 8. Connexion à Chorus Pro en bas de l'article).
• AirFact peut être utilisé en tant qu'application web à l'intérieur de la Suite Universem ou en tant qu'application web en solution « individuelle ».

AirFact vous permet de gérer l'ensemble de vos tiers et contacts à partir de l'onglet « Contacts ».

Ceux-ci sont synchronisés avec les autres logiciels de notre suite Universem. Vous choisissez les personnes autorisées à se connecter à AirFact, et pourrez ensuite leur assigner des droits d'utilisation, de facturation et de validation.

La gestion des marchés se fait à partir de l'onglet "Marchés ". La partie droite de la page permet de saisir les nouveaux marchés et la partie gauche liste les marchés existants. Cet onglet vous sert ainsi à la gestion des :

• Engagements 

- Affectation d'un fournisseur à un marché

- Importation des tâches DQE rattachées

• Titulaires, sous-traitants et co-traitants
  
• Lots et Tranches
• Avances
  
• Retenues de garantie
  
• Révisions et actualisations
  
• Catalogues : DQE / DPGF
• Marchés à Bon de commande

AirFact vous permet de gérer les prestations de tous les marchés (ainsi que les prestations hors-marchés) à partir de l'onglet "Gestion des Prestations ". Toutes les prestations liées à un fournisseur ou une tranche sont listées sont modifiables directement ou via OS/Avenants.

AirFact permet de saisir les situations à partir de l'onglet "A facturer " :

• Saisie (par Quantité réalisée, Quantité décompte, % d'avancement ou Prix)
  
• Tri par zones
  
• Calcul du réalisé
  
• Enregistrer les saisies provisoires ou créer les factures 

AirFact permet la gestion de toutes les factures à partir de l'onglet "Factures" :

• Visualisation des factures par statut de validation
  
• Génération de pdf
  
• Modification des lignes
  
• Suivi des modifications
  
• Traçabilité
  

Description du processus : Dans l'onglet "Factures ", le validateur sélectionne la facture et clique sur "Valider ". Une nouvelle version de la facture est alors générée et un e-mail est envoyé à le personne suivante dans la chaine de validation.

Par défaut, le processus de validation des factures dans AirFact se présente comme suit :

Niveau 1 : Validation du fournisseur
Niveau 2 : Validation de l'OPC (Ordonnancement Pilotage Coordination)
Niveau 3 : Validation du maître d'oeuvre (MOE)
Niveau 4 : Validation du maître d'ouvrage opérationnel (MO-O)
Niveau 5 : Validation du maître d'ouvrage marchés (MO-M)

Il vous est possible de personnaliser ce processus :

• Ajout/ suppression d'un ou plusieurs niveaux de validation
  
• Paramétrage des droits pour chaque validateur 

Exemple de validation :

> Paramétrage du processus : 

> validation FOURNISSEUR 

> Impression PDF 

> Suivi et traçabilité des modifications lors de la validation

Un indicateur en forme d'étoile rouge alerte des modifications:

> Historique des différentes validations 

> Journal d'évènements 

Suivi des modifications effectuées par les valideurs ainsi que des emails qui ont été envoyés

AirFact propose une gamme complète d'outils de paramétrage selon les critères suivants : 

• Zones d'interventions
  
• Droits
  
• Indices de révision
  
• Configuration des catalogues (DQE/DGPF)
  
• Opérations
  
• Interfaces comptables (Produits et Tiers)
  
• Administration (Pages, Natures, Validation/Statuts, Produits, Banques)
  

Afin de répondre aux obligations liées à la dématérialisation des factures pour les titulaires des marchés publics,  les factures fournisseurs générées dans AirFact pourront être déposées automatiquement sur le portail Chorus Pro depuis AirFact.

Pour en savoir plus : Connecteur Chorus Pro pour la gestion des factures fournisseurs