AirFact : application en ligne pour la saisie, la validation et la gestion des factures fournisseurs

02.06.2017



AirFact est une application web permettant la gestion financière des engagements en ligne. Avec AirFact, les fournisseurs saisissent leurs situations directement dans le logiciel depuis leur compte en ligne. Ceci permet de contrôler en amont les situations saisies par rapport aux engagements. Les factures électroniques sont alors soumises à un processus de validation entièrement dématérialisé et entièrement paramétrable (Fournisseur, OPC, Maitre d'Oeuvre, Maitre d'Ouvrage...). Après validation finale, les situations des fournisseurs peuvent être importées dans la Gestion Opérationnelle (GO7) et la facture définitive (au format pdf) sera automatiquement rattachée à l'engagement. A noter : AirFact peut être utilisé en tant qu'application web à l'intérieur de la Suite Universem ou en tant qu'application web en solution « individuelle ».
A. Processus de création et validation "type" pour une opération gérée par les logiciels AirFact et GO7
Avec l'application en ligne AirFact, les fournisseurs saisissent leurs situations directement dans AirFact. Ceci permet de contrôler les situations saisies par rapport aux engagements. Les factures ainsi contrôlées sont alors déposées automatiquement sur Chorus Pro (paramétrage à mettre en place par le fournisseur). Les factures fournisseurs sont ensuite soumises à un processus de validation entièrement dématérialisé et entièrement paramétrable dans AirFact (Fournisseur, OPC, Maitre d'Oeuvre, Maitre d'Ouvrage...). A chaque stade du processus de validation, les factures peuvent être déposées automatiquement sur Chorus Pro (selon paramétrage AirFact). Après la validation finale du donneur d'ordre, les situations sont automatiquement importées dans GO7 (SyncAirFact) pour Validation Comptable et Mise en paiement. Le statut des factures est alors modifié automatiquement dans Chorus Pro. *A noter : le connecteur AirFact - Chorus Pro , le connecteur GO7 - Chorus Pro ainsi que le connecteur AirFact - GO7 (SyncAirFact) sont inclus dans la licence logiciel AirFact.*

B. Fonctionnalités du logiciel AirFact
1 - Gestion des Tiers et Contacts
AirFact vous permet de gérer l'ensemble de vos tiers et contacts à partir de l'onglet « Contacts ». Ceux-ci sont synchronisés avec les autres logiciels de notre suite Universem. Vous choisissez les personnes autorisées à se connecter à AirFact, et pourrez ensuite leur assigner des droits d'utilisation, de facturation et de validation.

2 - Gestion des Marchés
La gestion des marchés se fait à partir de l'onglet "Marchés ". La partie droite de la page permet de saisir les nouveaux marchés et la partie gauche liste les marchés existants. Cet onglet vous sert ainsi à la gestion des : Engagements - Affectation d'un fournisseur à un marché - Importation des tâches DQE rattachées Titulaires, sous-traitants et co-traitants Lots et Tranches Avances Retenues de garantie Révisions et actualisations Import de Catalogues & Bordereaux: DQE / DPGF Génération automatique des avenants à partir d'un DQE/DPGF modifié Marchés à Bon de commande

3 - Prestations
AirFact vous permet de gérer les prestations de tous les marchés (ainsi que les prestations hors-marchés) à partir de l'onglet "Gestion des Prestations ". Toutes les prestations liées à un fournisseur ou une tranche sont listées sont modifiables directement ou via OS/Avenants.

4 - Facturation
A - Saisie AirFact permet au fournisseur de saisir les situations à partir de l'onglet "A facturer " et de générer automatiquement sa facture mensuelle : Saisie (par Quantité réalisée, Quantité décompte, % d'avancement ou Prix) Tri par zones Calcul du total de la saisie Enregistrer les saisies provisoires ou créer les factures

B - Création de la facture En cliquant sur le bouton 'Créer Factures', AirFact vérifie les conditions du marché et calcule: Les montants à payer pour chaque ligne réalisée Les déductions liées aux sous-traitants L'éventuelle retenue de garantie L'avance due et la résorption d'avance (titulaires et sous-traitants) La révision des prix, l'actualisation (titulaires et sous-traitants) Les corrections liées à la parution des indices définitifs sur les factures passées

5 - Gestion des factures
AirFact permet la gestion de toutes les factures à partir de l'onglet "Factures" : Visualisation des factures par statut de validation Génération de pdf Modification des lignes, pénalités ... Validation & envoi : Emails envoyés + Dépôt Chorus Pro Suivi des modifications Traçabilité

6 - Processus de validation
Description du processus : Dans l'onglet "Factures ", le validateur sélectionne la facture et clique sur "Valider ". Une nouvelle version de la facture est alors générée et un e-mail est envoyé à le personne suivante dans la chaine de validation. Par défaut, le processus de validation des factures dans AirFact se présente comme suit : Niveau 1 : Validation du fournisseur Niveau 2 : Validation de l'OPC (Ordonnancement Pilotage Coordination) Niveau 3 : Validation du maître d'oeuvre (MOE) Niveau 4 : Validation du maître d'ouvrage opérationnel (MO-O) Niveau 5 : Validation du maître d'ouvrage marchés (MO-M) Il vous est possible de personnaliser ce processus : Ajout/ suppression d'un ou plusieurs niveaux de validation Paramétrage des droits pour chaque validateur Exemple de validation : > Paramétrage du processus :

> Sélectionner les personnes et entreprises responsables de la validation :

> validation FOURNISSEUR

> Impression PDF

> Suivi et traçabilité des modifications lors de la validation Un indicateur en forme d'étoile rouge alerte des modifications:

> Historique des différentes validations

> Journal d'évènements Suivi des modifications effectuées par les valideurs ainsi que des emails qui ont été envoyés

7 - Outils de suivi
AirFact permet de suivre l'avancement des engagements : Par Marché Par Fournisseur / Co-Traitant / Sous-Traitant Par ligne de DQE/DPGF

8 - Outils de paramétrage
AirFact propose une gamme complète d'outils de paramétrage selon les critères suivants : Zones d'interventions Droits Indices de révision Configuration des catalogues (DQE/DGPF) Opérations Interfaces comptables (Produits et Tiers) Administration (Pages, Natures, Validation/Statuts, Produits, Banques)