AirFact : application en ligne pour la saisie, la validation et la gestion des factures fournisseurs

AirFact est une application web permettant la gestion financière des engagements en ligne. Avec AirFact, les fournisseurs saisissent leurs situations directement dans le logiciel depuis leur compte en ligne. 

Ceci permet de contrôler en amont les situations saisies par rapport aux engagements. Les factures électroniques sont alors soumises à un processus de validation entièrement dématérialisé et entièrement  paramétrable (Fournisseur, OPC, Maitre d'Oeuvre, Maitre d'Ouvrage...). 

Après validation finale, les situations des fournisseurs peuvent être importées dans la Gestion Opérationnelle (GO7) et la facture définitive (au format pdf) sera automatiquement rattachée à l'engagement.

A noter : AirFact peut être utilisé en tant qu'application web à l'intérieur de la Suite Universem ou en tant qu'application web en solution « individuelle ».

AirFact vous permet de gérer l'ensemble de vos tiers et contacts à partir de l'onglet « Contacts ».

Ceux-ci sont synchronisés avec les autres logiciels de notre suite Universem. Vous choisissez les personnes autorisées à se connecter à AirFact, et pourrez ensuite leur assigner des droits d'utilisation, de facturation et de validation.

La gestion des marchés se fait à partir de l'onglet "Marchés ". La partie droite de la page permet de saisir les nouveaux marchés et la partie gauche liste les marchés existants. Cet onglet vous sert ainsi à la gestion des :

• Engagements 

- Affectation d'un fournisseur à un marché

- Importation des tâches DQE/DPGF rattachées

• Validation interne ou externe dématérialisée des engagements et des avenants
• Titulaires, sous-traitants et co-traitants
  
• Lots et Tranches
• Avances
  
• Retenues de garantie
  
• Révisions et actualisations
  
• Import de Catalogues & Bordereaux: DQE / DPGF
• Génération automatique des avenants à partir d'un DQE/DPGF modifié
• Gestion des plannings de travaux et des rémunérations de suivi
  
• Marchés à Bon de commande
• Marchés à Bon de commande multi - tiers et multi - opérations

AirFact vous permet de gérer les prestations de tous les marchés (ainsi que les prestations hors-marchés) à partir de l'onglet "Gestion des Prestations ". Toutes les prestations liées à un fournisseur ou une tranche sont listées sont modifiables directement ou via OS/Avenants.

L'état d'avancement de la facturation peut être suivi par prestation, ou par nature, zone, ou poste bilan.

A - Saisie

AirFact permet au fournisseur de saisir les situations à partir de l'onglet "A facturer " et de générer automatiquement sa facture mensuelle :

• Saisie (par Quantité réalisée, Quantité décompte, % d'avancement ou Prix)
  
• Tri par zones
  
• Calcul du total de la saisie
  
• Enregistrer les saisies provisoires ou créer les factures 
• Saisie de Factures / Décomptes mensuels / Décomptes finaux

B - Création de la facture

En cliquant sur le bouton 'Créer Factures', AirFact vérifie les conditions du marché et calcule:

• Les montants à payer pour chaque ligne réalisée
• Les déductions liées aux sous-traitants
• L'éventuelle retenue de garantie
• L'avance due et la résorption d'avance (titulaires et sous-traitants)
• La révision des prix, l'actualisation (titulaires et sous-traitants)
• Les corrections liées à la parution des indices définitifs sur les factures passées

• Génération automatique d'un document pdf accompagnant la facture électronique 
• Dépôt automatique de la facture dans le portail Chorus Pro (selon configuration)
• Envois d'emails de notification destinés à prévenir les personnes destinataires

AirFact permet la gestion de toutes les factures à partir de l'onglet "Factures" :

• Visualisation des factures par statut de validation
  
• Génération de pdf
  
• Modification des lignes, pénalités ...
  
• Validation & envoi : Emails envoyés + Dépôt Chorus Pro
• Suivi des modifications
  
• Suivi des révisions / des facturations précédentes
• Traçabilité
  

Description du processus : Dans l'onglet "Factures ", le validateur sélectionne la facture et clique sur "Valider ". Une nouvelle version de la facture est alors générée et un e-mail est envoyé à le personne suivante dans la chaine de validation.

Par défaut, le processus de validation des factures dans AirFact se présente comme suit :

Niveau 1 : Validation du fournisseur
Niveau 2 : Validation de l'OPC (Ordonnancement Pilotage Coordination)
Niveau 3 : Validation du maître d'oeuvre (MOE)
Niveau 4 : Validation du maître d'ouvrage opérationnel (MO-O)
Niveau 5 : Validation du maître d'ouvrage marchés (MO-M)

Il vous est possible de personnaliser ce processus :

• Ajout/ suppression d'un ou plusieurs niveaux de validation
  
• Paramétrage des droits pour chaque validateur 

Exemple de validation :

> Paramétrage du processus : 

> validation FOURNISSEUR 

> Impression PDF 

> Suivi et traçabilité des modifications lors de la validation

Un indicateur en forme d'étoile rouge alerte des modifications:

> Historique des différentes validations 

> Journal d'évènements 

Suivi des modifications effectuées par les valideurs ainsi que des emails qui ont été envoyés

AirFact permet de suivre l'avancement des engagements : 

• Par Marché 
  
• Par Fournisseur / Co-Traitant / Sous-Traitant 
  
• Par ligne de DQE/DPGF 

AirFact propose une gamme complète d'outils de paramétrage selon les critères suivants : 

• Zones d'interventions
  
• Droits
  
• Indices de révision
  
• Configuration des catalogues (DQE/DGPF)
  
• Opérations
  
• Interfaces comptables (Produits et Tiers)
  
• Administration (Pages, Natures, Validation/Statuts, Produits, Banques)