Documentation
AirFact
AirFact : application en ligne pour la saisie, la validation et la gestion des factures fournisseurs
02.06.2019
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AirFact est une application web permettant la gestion financière des engagements en ligne. Avec AirFact, les fournisseurs saisissent leurs situations directement dans le logiciel depuis leur compte en ligne.
A noter : AirFact peut être utilisé en tant qu'application web à l'intérieur de la Suite Universem ou en tant qu'application web en solution « individuelle ». |
A. Processus de création et validation "type" entre AirFact, GO7 et Chorus Pro |
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Avec l'application en ligne AirFact, les fournisseurs saisissent leurs situations directement dans AirFact. Ceci permet de contrôler les situations saisies par rapport aux engagements. > Les factures ainsi contrôlées sont alors déposées automatiquement sur Chorus Pro (selon paramétrage). Les factures fournisseurs sont ensuite soumises à un processus de validation entièrement dématérialisé et entièrement paramétrable dans AirFact (Fournisseur, OPC, Maitre d'Oeuvre, Maitre d'Ouvrage...). > A chaque stade du processus de validation, les factures peuvent être déposées automatiquement sur Chorus Pro (selon paramétrage). Après la validation finale du donneur d'ordre, les situations sont automatiquement importées dans GO7 (SyncAirFact) pour Validation Comptable et Mise en paiement. > Le statut des factures est alors modifié automatiquement dans Chorus Pro. A noter : le connecteur AirFact /Chorus Pro , le connecteur GO7 / Chorus Pro ainsi que le connecteur AirFact / GO7 (SyncAirFact) sont inclus dans la licence logiciel AirFact. |
B. Fonctionnalités du logiciel AirFact |
1 - Gestion des Tiers et Contacts |
AirFact vous permet de gérer l'ensemble de vos tiers et contacts à partir de l'onglet « Contacts ». Ceux-ci sont synchronisés avec les autres logiciels de notre suite Universem. Vous choisissez les personnes autorisées à se connecter à AirFact, et pourrez ensuite leur assigner des droits d'utilisation, de facturation et de validation. |
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2 - Gestion des Marchés |
La gestion des marchés se fait à partir de l'onglet "Marchés ". La partie droite de la page permet de saisir les nouveaux marchés et la partie gauche liste les marchés existants. Cet onglet vous sert ainsi à la gestion des :
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3 - Prestations |
AirFact vous permet de gérer les prestations de tous les marchés (ainsi que les prestations hors-marchés) à partir de l'onglet "Gestion des Prestations ". Toutes les prestations liées à un fournisseur ou une tranche sont listées sont modifiables directement ou via OS/Avenants. L'état d'avancement de la facturation peut être suivi par prestation, ou par nature, zone, ou poste bilan. |
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4 - Facturation |
A - Saisie AirFact permet au fournisseur de saisir les situations à partir de l'onglet "A facturer " et de générer automatiquement sa facture mensuelle :
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B - Création de la facture En cliquant sur le bouton 'Créer Factures', AirFact vérifie les conditions du marché et calcule:
Les factures sont ensuite validées et envoyées en un clic, avec :
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5 - Gestion des factures |
AirFact permet la gestion de toutes les factures à partir de l'onglet "Factures" :
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6 - Processus de validation |
Description du processus : Dans l'onglet "Factures ", le validateur sélectionne la facture et clique sur "Valider ". Une nouvelle version de la facture est alors générée et un e-mail est envoyé à le personne suivante dans la chaine de validation. Par défaut, le processus de validation des factures dans AirFact se présente comme suit : Niveau 1 : Validation du fournisseur
Exemple de validation : > Paramétrage du processus : |
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> Sélectionner les personnes et entreprises responsables de la validation : |
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> validation FOURNISSEUR |
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> Impression PDF |
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> Suivi et traçabilité des modifications lors de la validation Un indicateur en forme d'étoile rouge alerte des modifications: |
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> Historique des différentes validations |
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> Journal d'évènements Suivi des modifications effectuées par les valideurs ainsi que des emails qui ont été envoyés |
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7 - Outils de suivi |
AirFact permet de suivre l'avancement des engagements :
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8 - Outils de paramétrage |
AirFact propose une gamme complète d'outils de paramétrage selon les critères suivants :
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