Questions fréquentes

Gestion Opérationnelle, GO7

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Processus de validation (Workflow) des factures dans GO7

01.09.2016

Vous trouverez ci-dessous 3 exemples de mises en oeuvre des processus de validation (Workflow) sur le circuit des factures dans GO7. Il est possible de paramétrer autant d'étapes que souhaité avec des intitulés propres à votre fonctionnement.

Exemple 1 (Constatation avant Service-Fait)

A. Workflow global

B. Descriptif détaillé du Workflow

Etape	Description	Saisie ou WF	Logiciel	Profil
Etape 1 Réception des factures	Réception des factures par : Courier (papier) Email Téléchargement depuis le site du fournisseur Téléchargement depuis CHORUS PORTAIL PRO	Réception		Accueil
Etape 2 Classement des pièces physiques	Classement des factures reçues au format "papier" après numérisation (scan)	Classement		Accueil
Etape 3 Enregistrement des factures	Attachement d'un enregistrement à une facture à partir de la panière	Saisie	GO7	Accueil
Etape 4 Envoi aux assistant(e)s	Une fois la saisie terminée, envoi d'un flux d'information pour saisie de la constatation	WF	GO7	Accueil
Etape 5 Réception de l'enregistrement	Chaque assistante visualisera les enregistrements concernant les opérations sur lesquelles elle est cochée comme étant intervenant	Mon espace	GO7	Assistante
Etape 6 Génération de la constatation	Saisie de la constatation à partir de l'enregistrement. Les informations telles que les dates et libellés se reportent automatiquement. C'est l'étape de vérification financière (solde disponible sur l'engagement, résorption d'avance, RG, révision, ...)	Saisie	GO7	Assistante
Etape 7 Classement de la pièce	En option : Classement assisté de la pièce jointe vers un fichier sécurisé de la GED NOVAXEL. Ce classement peut être agrémenté de la DAR (ou demande de paiement) générée à partir de la saisie GO7	Action	NOVAXEL	Assistante
Etape 8 Envoi aux opérationnels	Après saisie, envoi de la pièce aux opérationnels pour validation	WF	GO7	Assistante
Etape 9 Validation Service Fait	Consultation de la saisie et des pièces jointes par les opérationnels. Validation du service fait	WF Mon espace	GO7	Opérationnel
Etape 10 Validation Direction	Idem étape 7. Dernière validation avant validation comptable	WF Mon espace	GO7	Direction
Etape 11 Validation comptable	Validation de l'écriture comptable. Après cette étape, il est impossible d'apporter des modifications à la saisie.	Validation Comptable	GO7	Comptable
Etape 12 Mise en paiement	Procédure habituelle de paiement (Campagne)	Règlements Dépenses	GO7

C. Remarques

La partie « Enregistrement » est facultative : les factures peuvent également être rattachées directement à la saisie de la constatation, mais dans ce cas, il faut gérer l'affectation des documents scannés hors GO7.
Les affectations d'utilisateurs pour l'affichage dans « Mon Espace » se font par la combinaison de la fonction de la personne avec les coches « Intervenants » sur chaque dossier.
« Mon Espace » sous-entend la pré-sélection de la fenêtre «Validation / Documents » à l'ouverture de GO7.

Exemple 2 (Service-Fait avant Constatation)

Dans cet exemple, la validation « Service Fait » se déroule avant la génération des constatations.

Exemple 3 (AirFact)

Dans ce cas de figure, la saisie et validation des factures fournisseurs sont réalisées en ligne à partir de l'application web AirFact avant d'être importées dans GO7 pour la validation comptable et mise en paiement.

Créé le 01/09/2016 par Laurent Hinton

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