Quoi de neuf dans la version 3.0.5.2 de la Gestion Opérationnelle GO7 ?

• Réception des factures "reçues" et des factures "travaux"
  
• Dépôt de vos factures aux collectivités (REM, Appels de fonds...)
  

• Prérequis et paramétrage du connecteur GO7 / Chorus Pro
• Utilisation du connecteur GO7 / Chorus Pro (réception et dépôt des factures)

En déployant le menu « Entreprise » il est proposé la possibilité d'afficher le logo de la société :

De nombreuses colonnes sont ajoutées dans cette version afin de faciliter les recherches avec les tris et filtres.

A - Les options

A tout endroit dans GO7, dans l'accès à l'ajout ou retrait d'une colonne (ici lors de la sélection des opérations) il y a 2 options ajoutées :

Tout : pour sélectionner toutes les colonnes en une seule action ;

Trier : pour classer la liste par ordre alphabétique.

L'option cochée se conserve en mémoire

B - En ouverture des opérations

La colonne « service » est proposée :

C - Dans la liste des engagements

La proposition pour l'ajout du ou de la responsable d'opération :

D - En "validation comptable" 

2 nouvelles colonnes issues du paramétrage du dossier sont disponibles :

E - Dans les alertes

Il sera possible de mentionner la date de validité . Ce qui permettra de poser un filtre sur une date précise :

F - En "Validation documents"

5 nouvelles colonnes disponibles sont proposées :

L'identité de la personne ayant créé l'engagement ;

La date de création ;

L' engagement correspondant ;

L' entreprise concernée ;

La provenance de Chorus . 

G - Dans la base des utilisateurs

Une nouvelle colonne est disponible pour indiquer la fonction de l'utilisateur :

H - Les situations

Dans le pavé « Règlements » d'une situation, 2 colonnes nouvelles peuvent être ajoutées :

« Libellé » permet d'indiquer un intitulé lorsqu'il y a un échéancier renseigné (très utile pour les VEFA) ;

« Réglé le » permet de savoir si la situation est réglée ou non et si oui à quelle date.

I - Dans le paramétrage des dossiers

Une nouvelle colonne est disponible pour indiquer l' état du dossier :

J - Dans l'appel de subvention

Une nouvelle colonne est disponible pour indiquer le poste bilan de la dépense :

K - Dans les enregistrements

Une nouvelle colonne est disponible pour indiquer la date de réception de la pièce :

L - Dans les règlements dépenses

Dans une séance de règlement « dépenses », au niveau de l'onglet « par règlement » a été ajoutée l' échéance :

A - Les "données essentielles"

L'export des données essentielles à publier sur votre profil d'acheteur est disponible dans GO7 depuis la version 3.0.5.1. Vous trouverez tous les détails dans l'article :

• Dématérialisation des marchés publics : obligation de publication des données essentielles à partir du 1er octobre 2018

N.B. : ce menu est régi par un nouveau droit utilisateur. Par défaut étant actif lors de la mise à jour, il appartiendra à l'administrateur local de distribuer ou d'interdire ce droit selon les groupes d'utilisateurs présents. 

B - La révision de prix dans la situation

Dans la fenêtre d'une situation, il y a la possibilité d'ajouter une nouvelle colonne « Cumul HT » dédiée à la révision de prix. En ajoutant cette colonne, on aura 2 options :

Soit s'en servir comme consultation pour visualiser le cumul de la révision ligne à ligne ;

Soit de saisir directement la révision en cumulé :

C - Les pénalités définitives 

Une amélioration a été apportée au traitement des pénalités définitives. Le principe est calqué sur celui de la saisie des intérêts moratoires.

Un article Comment traiter les pénalités définitives ? détaille son utilisation et la procédure 07 Saisie d'une situation (exemple cas avec pénalités) a été enrichie.

Il faut retenir qu'au moment de la saisie de la situation dans laquelle il faudra transformer les pénalités provisoires en définitives, il faudra alors clique sur le bouton

Il s'ouvrira alors la fenêtre « Pénalités définitives » suivante :

Il conviendra de venir indiquer :

Le poste bilan qui sera désigné pour les pénalités définitives ;

Le compte comptable qui sera soit celui indiqué soit celui préconisé par le ou la comptable.

On disposera alors sous la ligne « Poste » de la ligne destinée aux pénalités définitives :

La ligne « Pénalités » dans le pavé « Déductions » (concernant les « pénalités provisoires  ») sera à neutraliser en ramenant son cumul à zéro.

Le résumé du marché indiquera au final ces informations :

A NOTER : le titre du pavé « Résumé » indique à présent « HT » ou « TTC » .

D - Les marchés à bon de commande 

Au niveau de l'encadré « Révisions » sur l'onglet « Compléments » , il y a l'ajout du mode de calcul :

E - Les modalités de révision

Le mode de calcul de révision a été étoffé d'une option supplémentaire :

Les options sont les suivantes :

· « Toujours calculer » , il sera calculé la révision au fur et à mesure des saisies en provisoire avec un rattrapage des différentielles lors du passage en index définitif ;

· « Sur index définitif » , il ne sera calculé la révision que lorsque l'index définitif est connu ;

· « Sur situation » ne calculera de la révision qu'en provisoire sans rattrapage des définitifs

· « Désactiver » , ne calculera pas de révision ; la saisie sera libre.

2 zones sont nouvelles dans la fenêtre de la situation :

• Le « Service Chorus » qui sera à sélectionner dans le cadre d'une facture à déposer sur Chorus Pro - voir Utilisation du connecteur GO7 / Chorus Pro (réception et dépôt des factures)
  

• Le lien
  

A - En validation

Dans les menus « Enregistrements » et « Validation documents » , l a marge de droite de l'écran s'est étoffée des pavés suivants :

Commentaires : ce sont ceux indiqués dans l'enregistrement ;

Processus : les différentes étapes de validations menées sont listées ;

Rejet : indique les éventuels commentaires lors d'un rejet dans une étape de validation.

placé en bas de cette marge.

B - La fenêtre de validation

La fenêtre de validation a évolué en présentation. Lors des validations successives, les acteurs qui ont apporté une validation aux étapes précédentes sont mentionnés :

En lançant une recherche par un numéro d'engagement, il s'ouvre un onglet qui ne présente plus seulement l'engagement recherché mais il est restitué le détail des situations déjà saisies.

On pourra faire figurer la colonne document pour recentrer la recherche sur l'engagement ou les constatations :

A - Les missions par entreprise

Une nouvelle colonne « Entreprise » permet d'affecter une mission à une société précise :

Ainsi, il est créé une mission « Temps 1 » pour l'entreprise « Société » et une mission « Temps 2 » pour l'entreprise « SAS B » :

Dans les options, il sera activé l'option « Afficher uniquement les entreprises dont l'utilisateur est intervenant »  :

Ainsi, Monsieur Yves Moineau n'étant défini que sur les entreprises « Société » et « SARL S » , il ne pourra affecter sont temps que sur ces 2 sociétés et la mission « Temps 1 » ne sera visible que sur la « Société » :

B - Une option

En effectuant un clic gauche dans un en-tête d'une journée où du temps a été saisi, on obtient un nouveau menu qui permet de copier les heures saisies dans la colonne pour copier dans une autre :

Remarque : le nombre de décimales après la virgule est à présent de 2.

A - L'état d'un dossier 

Dans la liste des « états » d'un dossier a été ajouté « en sommeil » :

B - Les utilisateurs archivés

Les utilisateurs ayant eu leur profil archivé seront présentés avec un pictogramme

Lors de du reclassement d'engagements dans le prévisionnel, le code du tiers a été remplacé par le nom :

Les tampons standard (« Bon pour accord » , « Service marchés » , « comptabilisation » et « Payé » ) peuvent aussi être complétés par un ou plusieurs tampons « maison ».

En accédant au menu « Accueil / Pièces jointes » , on peut remarquer en bas à gauche de l'écran que sont présents 2 onglets :

Documents : ce sont toutes les pièces jointes présentes dans GO7 ;
IBAN : individualise les pièces jointes attachées aux banques des tiers.

En accédant au niveau « Règlements » d'un dossier ou d'un tiers, il est bon de revoir le code couleur des différentes étapes (et d'en découvrir un nouveau) :

A régler : en police de caractère noir droit ;

Séance ordonnateur : en police de caractère noir italique ;

Réglé : en police de caractère gris droit.

Cela permettra, comme c'est le cas dans d'autres emplacements dans GO7, de fusionner les pièces jointes pour créer un document sous PDF transmissible aux financeurs :

Un nouveau droit utilisateur est ajouté au niveau de la modification d'un engagement :

Attention : ce droit étant actif par défaut lors de la mise à jour, il appartiendra à l'administrateur local de distribuer ou d'interdire le droit selon les groupes d'utilisateurs présents.

Ce droit a un impact sur le processus de validation :

Il correspond à la possibilité de modifier, dans les propriétés d'un engagement, ou de rectifier un processus :

Ainsi, en modifiant le processus (et ce seulement si aucune validation n'a été effectuée à cet instant) , l'engagement sera soumis au nouveau processus :

Une nouvelle table est proposée :

Cela permettra de renseigner une zone au niveau du paramétrage du mandant d'un dossier :

L'objectif est de pouvoir effectuer un regroupement des dépenses concernant plusieurs opérations sur un seul appel de fonds.

Dans la pratique, il faudra :

1 - en premier lieu, créer les regroupements dans la table « Les regroupements appel de fonds » ;

2 - affecter les opérations concernées au « regroupement » en accédant à « Paramétrer / Dossiers / Mandant » ;

3 - créer l'engagement « Appel de fonds » dans l'opération « commune » (celle dans laquelle on souhaite consolider les dépenses) ;

4 - Lorsqu'un appel de fonds est lancé sur cette opération dite « commune », les dépenses de toutes les opérations du regroupement se déversent sur l'appel créé. Ensuite, dans l'onglet « Pièces justificatives » , il est possible d'afficher l'opération en colonne.

Le clic droit « Affichage / Commentaires » est présent (et fort utile) à de nombreux emplacements dans GO7 (engagements, tiers, emprunts, appels de fonds...) et depuis cette version disponible dans « Accueil / Par entreprise / Opérations » . Une vue des commentaires indiquée au niveau du paramétrage des dossiers sera alors possible :

Pour tous les menus générant directement un « règlement » (comme « Provision » , « Restitution de RG » ou « Avance » ) ou un encaissement (comme « Acompte » ou « Dépôt de garantie » ), il y a dans la barre des menus, une nouvelle icône qui permet d'atttacher une pièce jointe :

Cela permettra d'ajouter une pièce jointe au document et ce dernier pourra être intégré en fusion de pièces au niveau de la séance de règlements

Lors de la validation comptable, il se peut à présent, que bien que l'écriture ne soit pas présentée en rouge :

On ait le message suivant :

Ce message émane d'un nouveau niveau de contrôle qui vérifie que tous les éléments saisis dans la situation (montant d'avancement, R.G., pénalités....) trouvent bien leur équivalent dans le profil d'écriture comptable sélectionné. Dans l'exemple ci-dessus, au niveau de la situation, il y a un montant indiqué en déduction pour l'assurance. Comme le schéma d'écriture (ici « Standard (Dépenses) » ) n'intègre pas de comptes pour la comptabiliser, la validation est bloquée. Il conviendra de revenir dans « Paramétrer / Profils d'écritures » et de le compléter.

Pour un état-bilan qui concerne la gestion des temps, au niveau de la sélection des intervenants , il a été ajouté une colonne permettant de filtrer sur les profils « actifs » :